Transformation Digitale im LHUB-ULB: Ein komplexes und evolutionäres Business Intelligence Projekt mit INTUITUS

Transformation Digitale im LHUB-ULB: Ein komplexes und evolutionäres Business Intelligence Projekt mit INTUITUS

Im Rahmen einer von Telemis am 25. März organisierten Podiumsdiskussion berichtete Nathan Ubfal, Finanzverantwortlicher des LHUB-ULB, offen über seine Erfahrungen bei der Implementierung des Business Intelligence Tools INTUITUS. Sein Erfahrungsbericht enthüllt ein komplexes Projekt, das von Herausforderungen durchzogen war und schlussendlich von Erfolg gekrönt wurde. In einem Kontext von Krankenhauskomplexität, Finanzreformen und sich schnell entwickelnden Bedürfnissen zielte dieses ehrgeizige Projekt darauf ab, entscheidende Daten zu zentralisieren, zu analysieren und darzustellen, um den operativen Betrieb und die Finanzen des Labors zu optimieren. „Wir sind manchmal etwas selbstbezogen, was unsere Probleme, unsere Erfolge, unsere Besonderheit angeht. Aber wenn man an Projekten wie diesem arbeitet, wird einem vieles klar.“ erklärt Nathan Ubfal.

Das LHUB-ULB: Ein wichtiger Akteur in der klinischen Biologie steht vor Herausforderungen
Das LHUB-ULB ist ein großes akademisches Labor. Seine Aufgaben umfassen hochwertige Diagnostik, Forschung, angewandte Innovation und einen starken Ausbildungsanteil, der den Großteil oder einen großen Teil der Ausbildung sicherstellt.

Dennoch steht das Labor vor großen Herausforderungen. Neben der Komplexität seiner Größe und Organisation haben jüngste Finanzreformen zu erheblichen Einnahmeverlusten geführt. „Man spricht nie darüber, aber die Leistungen haben 10% verloren. Und jetzt gerade haben wir weitere 15% verloren.“

Diese Situation hat die operative und finanzielle Effizienz zu einer absoluten Priorität gemacht. „Es ist ziemlich kompliziert, klinische Exzellenz und gleichzeitig operative Exzellenz zu haben. Wir streben beides gleichzeitig an, was nicht einfach ist. In Zahlen: Wir haben drei Aktivitätszentren, vier Krankenhäuser, vierzehn Millionen Analysen pro Jahr, etwa zweihundertachtzig VZÄ. Es ist also eine große Maschinerie. Ist sie wirklich effizient? Das ist eine große Frage, die wir uns gestellt haben.“

Das wesentliche Bedürfnis nach einem zentralisierten und effizienten Reporting
Vor dem Projekt mit Telemis arbeitete das LHUB-ULB mit zwei unterschiedlichen Reporting-Systemen (basierend auf QlickSense), von denen jedes die Daten verschiedener GLIMS (Laborinformationssysteme) verwaltete. Die Konsolidierung der Daten erforderte manuelle Excel-Extraktionen und komplexe Manipulationen, was zu „sehr starren Berichten“ führte und die Überwachung der Aktivitäten und die Entscheidungsfindung erschwerte. „Die Art und Weise, wie BI vor der Ankunft von Telemis organisiert war, bestand darin, dass wir für die beiden GLIMS einen Extraktor hatten, der die Daten umwandelte und in ein QlickSense-Tool lud. Und so hatten wir zwei QlickSense-Tools, die nicht miteinander sprachen, die sich sehr ähnelten, die jeweils Daten des anderen hatten, da es auch Verbindungen zwischen den Labors gab. Der einzige Weg, um zu einer Konsolidierung zu gelangen, bestand also darin, Excel-Extraktionen durchzuführen und diese dann in einem dritten Tool zusammenzuführen. Kurz gesagt, es war ehrlich gesagt kompliziert. Das ist einer der Gründe, warum ich mich an Telemis gewandt habe.“

Das Ziel von Intuitus und LHUB war es, ein einziges GLIMS zu implementieren, sich mit dem LIS zu verbinden und die Datenbank mit anderen Informationsquellen (HR, Einkauf, Buchhaltung, Fakturierung, ...) anzureichern, um die gesamte Aktivität des Labors in einer zentralisierten Umgebung zu steuern. Die Ambition war groß: „Und was ist letztendlich ein LIS? Es ist gewissermaßen ein administratives und medizinisches Tool, das es ermöglicht, eine Anforderung zu verfolgen und Ergebnisse zu präsentieren, aber es erlaubt keineswegs wirklich zu wissen, was genau auf einer Kette passiert. Sobald wir das LIS an ein Reporting-System angeschlossen haben, stehen wir erst am Anfang eines großen Abenteuers.“

Die Wahl von Telemis: Zwischen Erwartungen und Realität
Das LHUB-ULB suchte einen ganz bestimmten Partner mit bestimmten Fähigkeiten. „Wir wollten etwas Flexibles und Agiles, etwas Evolutionäres, innerhalb eines kontrollierten Budgets, weil es schnell aus dem Ruder laufen kann. Es musste maßgeschneidert sein, wir legten Wert auf einige Erfahrungsberichte und Empfehlungen und wir wollten sicherstellen, dass eine gute Beherrschung der Datenbank vorhanden ist.“ Nach Treffen mit rund zehn potenziellen Partnern fiel die Wahl schließlich auf Telemis.

Die anfänglichen Erwartungen entsprachen jedoch nicht immer der Realität. Obwohl die Expertise von Telemis im Krankenhausbereich gesichert war, sah Nathan Ubfal diese nicht als ihren Hauptmehrwert an. „Ich glaube nicht, dass das der Mehrwert von Telemis ist. Ich glaube, ein Labor so zu verstehen, wie wir es als Berufsstand dieses Labors verstehen, ist etwas anderes. Ich glaube nicht, dass ein BI-Berater vorgeben muss, sich gut damit auszukennen. Was er meiner Meinung nach wissen muss, ist, sich anzupassen. Wir hatten uns also gesagt: Genial, wir werden ihnen nichts erklären müssen. Tatsächlich mussten wir ihnen trotzdem eine ganze Menge erklären. Aber ist das ein Problem? Letztendlich war es keins.“

Dennoch haben die Stärken von Telemis diese Herausforderungen weitgehend kompensiert. Budgetäre Flexibilität, gute Kundenreferenzen und ein reaktionsschnelles und verfügbares Team waren entscheidende Faktoren bei der Wahl. „Dank ihrer Formel, die sie Unlimited nennen, [...] ist es nicht schlimm, wenn wir leicht vom Basisplan abweichen. Genauso wenig, wenn wir uns entscheiden, lieber dorthin als dorthin zu gehen. Die Konversation konzentriert sich auf das Projekt und unsere Bedürfnisse. Sie ist nicht ständig an ein Pflichtenheft, einen Deal, die Prioritätsfelder usw. gebunden, wie ich es in der Vergangenheit erlebt habe. Das war hier sehr komfortabel.“ Die Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, Lösungen zu finden, wurden besonders geschätzt, selbst als sich die Bedürfnisse des LHUB-ULB schnell änderten. „Bei der Vertragsunterzeichnung hatten wir einen fünften Partner, der sich von einem Tag auf den anderen entschloss auszusteigen, was sehr kompliziert war. [...] Und Telemis hat reagiert, war und ist extrem präsent, um Lösungen für unsere Probleme zu finden.“

Ergebnisse und Perspektiven: Auf dem Weg zur vollständigen Akzeptanz
Nach mehr als 200 Modell-Iterationen bietet das Tool nun eine zentralisierte Ansicht der Laboraktivitäten mit Dashboards für Finanzen, Aktivität, Dienstleistungen, Abrechnung und Analysen der Bearbeitungszeiten (TAT). Die Teams können nun ihre Aktivitäten in Echtzeit steuern, Probleme erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

Die Akzeptanz durch die Teams bleibt jedoch eine große Herausforderung. Nathan Ubfal bleibt optimistisch und fördert weiterhin die Nutzung. „Man braucht viel Geduld, weil die Ambition wirklich sehr groß ist. Aber wir kommen Schritt für Schritt voran und immer mehr Abteilungen verstehen, welche Hilfe das Tool bietet. Das Interesse ist da.“

Eine positive Bilanz
Das Projekt zur Implementierung eines BI-Tools INTUITUS war ein Erfolg für das LHUB-ULB. Obwohl es komplex und mit Fallstricken gespickt war, hat es die Datenverwaltung transformiert und den Teams die notwendigen Werkzeuge an die Hand gegeben, um ihre Arbeit zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese fruchtbare Zusammenarbeit zeugt von der Bedeutung einer soliden und flexiblen Partnerschaft für die erfolgreiche Durchführung ehrgeiziger Projekte zur digitalen Transformation im Gesundheitswesen. Nathan Ubfal fasst dieses Gefühl gut zusammen: „Es ist gleichzeitig großartig, und gleichzeitig muss man verstehen, dass man sich engagieren und viel Zeit investieren muss. Aber es lohnt sich!“