Transformation Digitale au LHUB-ULB : Un Projet de Business Intelligence complexe et évolutif avec INTUITUS

Transformation Digitale au LHUB-ULB : Un Projet de Business Intelligence complexe et évolutif avec INTUITUS

C'est lors d'une table ronde organisée par Telemis le 25 mars dernier que Nathan Ubfal, responsable financier du LHUB-ULB, a partagé avec transparence son expérience de mise en œuvre de l’outil de Business Intelligence INTUITUS. Son témoignage révèle un projet complexe, parsemé de défis, et finalement couronné de succès. Dans un contexte de complexité hospitalière, de réformes financières et d'évolution rapide des besoins, ce projet ambitieux visait à centraliser, analyser et présenter des données cruciales pour optimiser l'opérationnel et les finances du laboratoire. « On est parfois un peu nombriliste sur nos problèmes, nos succès, notre spécificité. Mais en travaillant sur des projets comme celui-ci, on réalise beaucoup de choses. » explique Nathan Ubfal. 

Le LHUB-ULB : Un acteur majeur de la biologie clinique face à des défis
Le LHUB-ULB est un laboratoire académique de grande envergure. Ses missions incluent le diagnostic de qualité, la recherche, l'innovation appliquée et une forte composante de formation, assurant la majorité ou une grande partie de la formation.

Cependant, le laboratoire fait face à des défis majeurs. Outre la complexité de sa taille et de son organisation, les réformes financières récentes ont entraîné des baisses de revenus importantes. « On n’en parle jamais, mais les prestations ont perdu 10%. Et là, maintenant, on vient de re-perdre 15%. ». 

Cette situation a rendu l'efficience opérationnelle et financière une priorité absolue. « C’est quelque chose d'assez compliqué d'avoir une excellence clinique et aussi opérationnelle. Donc on cherche les deux à la fois, ce n'est pas évident. En chiffres, on a trois centres d'activités, quatre  hôpitaux, quatorze  millions d'analyses annuelles, à peu près deux-cent-quatre-vingt ETP. Donc, c'est une grosse machine. Est-ce qu'elle est vraiment efficiente ? C'est une grande question que l’on s’est posée. »

Le besoin essentiel d'un reporting centralisé et efficace
Avant le projet avec Telemis, le LHUB-ULB opérait avec deux systèmes de reporting distincts (basés sur QlickSense), chacun gérant les données de différents Glims (systèmes d'information de laboratoire).  La consolidation des données nécessitait des extractions Excel manuelles et des manipulations complexes, créant des « rapports très rigides » et rendant le suivi de l'activité et la prise de décisions difficiles. « La manière dont la BI était organisée avant l'arrivée de Telemis, c'est qu'on avait donc pour les deux Glims, un extracteur qui transformait les données, qui les chargeait dans un outil QlickSense. Et donc, on avait deux outils QlickSense qui ne se parlaient pas, qui se ressemblaient fort, qui avaient chacun des données de l'autre, puisqu'il y avait aussi des connexions entre les laboratoires. Et donc, le seul moyen d'arriver à quelque chose de consolidé, c'était de faire des extractions Excel, ensuite les fusionner dans un troisième outil. Bref, c'était franchement compliqué. C’est une des raisons pour laquelle je me suis tourné vers Telemis. »

L'objectif d’Intuitus et du LHUB était de mettre en place un GLIMS unique, se lier au LIS, et enrichir la base de données avec d'autres sources d'informations (RH, achats, comptabilité, facturation,...), afin de piloter l'ensemble de l'activité du laboratoire dans un environnement centralisé. L'ambition était grande : « Et finalement, un LIS, c'est quoi ? C'est quelque part un outil administratif et médical qui permet de suivre une demande, de présenter des résultats, mais en aucun cas, ça permet vraiment de savoir ce qu’il se passe précisément sur une chaîne. Donc, une fois qu'on a connecté le LIS à un système de reporting, on est qu'au début d'une grande aventure. »

Le Choix de Telemis : Entre Attentes et Réalités
Le LHUB-ULB recherchait un partenaire bien spécifique alloué de certaines aptitudes. « On voulait quelque chose de flexible et d'agile, d'évolutif, dans une notion de budget contrôlé, parce que ça peut vite déraper. Ça devait être sur mesure, on s'est attaché à avoir quelques témoignages et recommandations, et on voulait s'assurer qu'il y ait une bonne maîtrise de la base de données.» Après avoir rencontré une dizaine de partenaires potentiels, le choix s'est finalement porté sur Telemis.

Cependant, les attentes initiales n'ont pas toujours correspondu à la réalité. Si l'expertise hospitalière de Telemis était assurée, elle n'était pas, selon Nathan Ubfal, sa valeur ajoutée principale. « Je ne crois pas que c'est la valeur ajoutée de Telemis. Je crois que comprendre un laboratoire comme nous le comprenons en tant que corps de métier de ce labo, c'est quelque chose d'autre. Je ne crois pas qu'il faut qu'un consultant BI prétende bien s’y connaître. Ce qu'il doit savoir faire, à mon avis, c'est s'adapter. Donc, quelque part, on s'était dit, génial, on ne va rien devoir leur expliquer. En fait, on a dû leur expliquer quand même pas mal de choses. Mais est-ce que c'est un problème ? Ça ne l'a pas été finalement. » 

Néanmoins, les points forts de Telemis ont largement compensé ces défis. Une flexibilité budgétaire, les bons témoignages de clients, et une équipe réactive et disponible ont été des facteurs déterminants dans le choix. « Grâce à leur formule qu'ils appellent Unlimited […] Si on dévie légèrement du plan de base, ce n'est pas grave. Tout comme si on décide d'aller plutôt par là que par là. La conversation est fixée sur le projet et nos besoins. Elle n'est pas en permanence liée à un cahier de charge, à un deal, les champs prioritaires, etc. Ce que j'ai pu connaître par le passé. En fait là, c'était très confortable. » L'adaptabilité et la volonté de trouver des solutions ont été particulièrement appréciées, même lorsque les besoins du LHUB-ULB évoluent rapidement. « A la signature du contrat, on avait un cinquième partenaire qui du jour au lendemain a décidé de sortir, ce qui a été très compliqué. […] Et Telemis a répondu, a été et est hyper présent pour trouver des solutions à nos problèmes. »

Résultats et Perspectives : Vers une Adhésion Totale
Après plus de 200 itérations du modèle, l'outil offre désormais une vue centralisée de l'activité du laboratoire, avec des tableaux de bord dédiés aux finances, à l'activité, aux services, à la facturation, et des analyses de délais d'exécution (TAT). Les équipes peuvent désormais piloter leurs activités en temps réel, identifier les problèmes, et prendre des décisions éclairées.

Cependant, l'adhésion des équipes reste un défi majeur. Nathan Ubfal reste optimiste et continue de promouvoir son utilisation. « Il faut beaucoup de patience parce que l'ambition est vraiment très grande. Mais on avance petit à petit et de plus en plus de services comprennent l’aide qu’apporte l’outil. L’intérêt est là. »

Un Bilan Positif 
Le projet de mise en œuvre d'un outil BI INTUITUS a été un succès pour le LHUB-ULB. Bien que complexe et semé d'embûches, il a permis de transformer la gestion des données et de fournir aux équipes les outils nécessaires pour optimiser leur travail et prendre des décisions éclairées. Cette collaboration fructueuse témoigne de l'importance d'un partenariat solide et flexible pour mener à bien des projets de transformation digitale ambitieux dans le secteur de la santé. Nathan Ubfal résume bien ce sentiment : « C'est à la fois génial, et en même temps, il faut comprendre qu’il faut s’y investir et y passer beaucoup de temps. Mais ça vaut le coup ! »