Digitale Transformatie bij LHUB-ULB: Een complex en evoluerend Business Intelligence-project met INTUITUS

Digitale Transformatie bij LHUB-ULB: Een complex en evoluerend Business Intelligence-project met INTUITUS

Tijdens een rondetafelconferentie georganiseerd door Telemis op 25 maart, deelde Nathan Ubfal, financieel manager van LHUB-ULB, openhartig zijn ervaring met de implementatie van de Business Intelligence-tool INTUITUS. Zijn getuigenis onthult een complex project, bezaaid met uitdagingen, maar uiteindelijk succesvol bekroond. In een context van ziekenhuiscomplexiteit, financiële hervormingen en snel evoluerende behoeften, had dit ambitieuze project tot doel cruciale gegevens te centraliseren, analyseren en presenteren om de operationele en financiële aspecten van het laboratorium te optimaliseren. « We zijn soms een beetje navelstaarderig over onze problemen, onze successen, onze specificiteit. Maar door aan projecten als deze te werken, realiseren we veel dingen. » legt Nathan Ubfal uit.

LHUB-ULB: Een belangrijke speler in de klinische biologie met uitdagingen
LHUB-ULB is een grootschalig academisch laboratorium. De missies omvatten kwaliteitsdiagnostiek, onderzoek, toegepaste innovatie en een sterke opleidingscomponent, waarbij het merendeel of een groot deel van de opleiding wordt verzorgd.

Het laboratorium staat echter voor grote uitdagingen. Naast de complexiteit van zijn omvang en organisatie, hebben recente financiële hervormingen geleid tot aanzienlijke inkomstenverliezen. « We hebben het er nooit over, maar de diensten hebben 10% verloren. En nu, nu hebben we net nog eens 15% verloren. ».

Deze situatie maakte operationele en financiële efficiëntie tot een absolute prioriteit. « Het is vrij ingewikkeld om klinische én operationele excellentie te hebben. Dus we streven naar beide tegelijk, wat niet vanzelfsprekend is. In cijfers hebben we drie activiteitencentra, vier ziekenhuizen, veertien miljoen jaarlijkse analyses, ongeveer tweehonderdtachtig VTE. Het is dus een grote machine. Is ze echt efficiënt? Dat is een grote vraag die we ons gesteld hebben. »

De essentiële behoefte aan gecentraliseerde en effectieve rapportage
Vóór het project met Telemis werkte LHUB-ULB met twee afzonderlijke rapportagesystemen (gebaseerd op QlickSense), elk met gegevens van verschillende Glims (laboratoriuminformatiesystemen). De consolidatie van gegevens vereiste handmatige Excel-extracties en complexe manipulaties, wat resulteerde in « zeer rigide rapporten » en het moeilijk maakte om de activiteit op te volgen en beslissingen te nemen. « De manier waarop BI was georganiseerd vóór de komst van Telemis, was dat we voor de twee Glims een extractor hadden die de gegevens transformeerde en in een QlickSense-tool laadde.

En dus hadden we twee QlickSense-tools die niet met elkaar communiceerden, die erg op elkaar leken, die elk gegevens van de andere hadden, aangezien er ook verbindingen waren tussen de laboratoria. En de enige manier om tot iets geconsolideerds te komen, was door Excel-extracties te maken en die vervolgens samen te voegen in een derde tool. Kortom, het was ronduit ingewikkeld. Dat is een van de redenen waarom ik me tot Telemis heb gewend. »

Het doel van Intuitus en LHUB was om één uniek GLIMS op te zetten, te koppelen aan het LIS, en de database te verrijken met andere informatiebronnen (HR, aankopen, boekhouding, facturatie, ...), om zo de volledige activiteit van het laboratorium aan te sturen in een gecentraliseerde omgeving. De ambitie was groot: « Wat is een LIS tenslotte? Het is ergens een administratieve en medische tool die het mogelijk maakt om een aanvraag op te volgen en resultaten te presenteren, maar het laat in geen geval toe om echt te weten wat er precies op een keten gebeurt. Dus, zodra we het LIS hebben verbonden met een rapportagesysteem, staan we nog maar aan het begin van een groot avontuur. »

De keuze voor Telemis: Tussen verwachtingen en realiteit
LHUB-ULB zocht een zeer specifieke partner met bepaalde bekwaamheden. « We wilden iets flexibeles en wendbaars, iets evolutiefs, binnen een beheerd budget, want dat kan snel uit de hand lopen. Het moest op maat gemaakt zijn, we hebben gezocht naar enkele getuigenissen en aanbevelingen, en we wilden ervoor zorgen dat er een goede beheersing van de database was. » Na een tiental potentiële partners te hebben ontmoet, viel de keuze uiteindelijk op Telemis.

De initiële verwachtingen kwamen echter niet altijd overeen met de realiteit. Hoewel de ziekenhuisexpertise van Telemis gegarandeerd was, was dit volgens Nathan Ubfal niet hun belangrijkste toegevoegde waarde. « Ik geloof niet dat dat de toegevoegde waarde van Telemis is. Ik geloof dat het begrijpen van een laboratorium zoals wij het begrijpen als vakgebied van dit lab, iets anders is. Ik denk niet dat een BI-consultant moet beweren dat hij er alles van weet. Wat hij moet kunnen, is zich aanpassen, naar mijn mening. Dus ergens zeiden we tegen onszelf, geweldig, we zullen hen niets hoeven uit te leggen. In feite hebben we hen nogal wat moeten uitleggen. Maar is dat een probleem? Dat bleek uiteindelijk niet zo te zijn. »

Niettemin hebben de sterke punten van Telemis deze uitdagingen ruimschoots gecompenseerd. Een budgettaire flexibiliteit, goede getuigenissen van klanten, en een reactief en beschikbaar team waren doorslaggevende factoren in de keuze. « Dankzij hun formule die ze Unlimited noemen […], als we een beetje afwijken van het basisplan, is dat niet erg. Net zoals wanneer we besluiten om die kant op te gaan in plaats van die kant. Het gesprek gaat over het project en onze behoeften. Het is niet voortdurend gekoppeld aan een bestek, een deal, prioritaire velden, enz. Wat ik in het verleden wel heb meegemaakt. Eigenlijk was het heel comfortabel. » 

De aanpasbaarheid en de wil om oplossingen te vinden werden bijzonder gewaardeerd, zelfs wanneer de behoeften van LHUB-ULB snel evolueren. « Bij de ondertekening van het contract besloot een vijfde partner van de ene op de andere dag zich terug te trekken, wat erg ingewikkeld was. […] En Telemis reageerde, was en is extreem aanwezig om oplossingen voor onze problemen te vinden. »

Resultaten en Perspectieven: Naar totale adoptie
Na meer dan 200 iteraties van het model biedt de tool nu een gecentraliseerd overzicht van de laboratoriumactiviteit, met dashboards gewijd aan financiën, activiteit, diensten, facturatie, en analyses van doorlooptijden (TAT). De teams kunnen nu hun activiteiten in realtime aansturen, problemen identificeren en weloverwogen beslissingen nemen.

De adoptie door de teams blijft echter een grote uitdaging. Nathan Ubfal blijft optimistisch en promoot het gebruik ervan. « Er is veel geduld nodig omdat de ambitie echt heel groot is. Maar we gaan stap voor stap vooruit en steeds meer diensten begrijpen de hulp die de tool biedt. De interesse is er. »

Een Positieve Balans
Het implementatieproject van de BI-tool INTUITUS is een succes gebleken voor LHUB-ULB. Hoewel het complex en bezaaid met valkuilen was, heeft het de gegevensbeheer getransformeerd en de teams de nodige tools gegeven om hun werk te optimaliseren en weloverwogen beslissingen te nemen. Deze vruchtbare samenwerking getuigt van het belang van een solide en flexibel partnerschap om ambitieuze digitale transformatieprojecten in de gezondheidszorg tot een goed einde te brengen. Nathan Ubfal vat dit gevoel goed samen: « Het is tegelijkertijd geweldig, en tegelijkertijd moet je begrijpen dat je erin moet investeren en er veel tijd aan moet besteden. Maar het is de moeite waard! »